» Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz

Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?

  
Показать сообщения:
Начиная со старых .::. Начиная с новых
Автор: Sunshine
Добавлено: #1  Пн Июн 02, 2014 10:40:31
Заголовок сообщения: Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, сотрудник был в командировке заграницей. В подтверждение за проживание предоставил документ (гугл транслейт перевел это как "резюме вашей поездки) распечатанный с интернета. В документе указана сумма и электронный адрес через который было бронирование номера в гостинице.

Но я потребовала инвойс. Подотчетное лицо говорит, что они не знают, что такое инвойс.
В связи с этим у меня возникает: правильно ли я делаю, требуя инвойс?
Автор: Галина К
Добавлено: #2  Вт Июн 03, 2014 11:55:45
Заголовок сообщения: Re: Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?
Sunshine говорит:
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, сотрудник был в командировке заграницей. В подтверждение за проживание предоставил документ (гугл транслейт перевел это как "резюме вашей поездки) распечатанный с интернета. В документе указана сумма и электронный адрес через который было бронирование номера в гостинице.

Но я потребовала инвойс. Подотчетное лицо говорит, что они не знают, что такое инвойс.
В связи с этим у меня возникает: правильно ли я делаю, требуя инвойс?


Добрый день.
Бронь отеля , в котором расписывается Фамилия проживающего, даты, тип номера, питания и стоимость- это хорошо.
Практически это и есть инвойс. Но факт оплаты данной брони требует подтверждения. Он мог оплатить данный номер безналом, по карточке или наличкой по прибытию. Такая оплата то же допускается при интернет-бронировании. В любом случае он должен и может предоставить или восстановить ПКО или выписку со своего карточного счета.
Без факта оплаты вы не сможете списать деньги за отель.
С уважением , Галина.
Автор: Sunshine
Добавлено: #3  Пн Июн 09, 2014 10:43:42
Заголовок сообщения: Re: Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?
Галина К говорит:
Sunshine говорит:
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, сотрудник был в командировке заграницей. В подтверждение за проживание предоставил документ (гугл транслейт перевел это как "резюме вашей поездки) распечатанный с интернета. В документе указана сумма и электронный адрес через который было бронирование номера в гостинице.

Но я потребовала инвойс. Подотчетное лицо говорит, что они не знают, что такое инвойс.
В связи с этим у меня возникает: правильно ли я делаю, требуя инвойс?


Добрый день.
Бронь отеля , в котором расписывается Фамилия проживающего, даты, тип номера, питания и стоимость- это хорошо.
Практически это и есть инвойс. Но факт оплаты данной брони требует подтверждения. Он мог оплатить данный номер безналом, по карточке или наличкой по прибытию. Такая оплата то же допускается при интернет-бронировании. В любом случае он должен и может предоставить или восстановить ПКО или выписку со своего карточного счета.
Без факта оплаты вы не сможете списать деньги за отель.
С уважением , Галина.

Спасибо! Галина, выяснилось, что в документе указали не нашего сотрудника, а его родственника, т.к. последний забронировал вместо него. Как теперь быть? :(
Автор: Галина К
Добавлено: #4  Пн Июн 09, 2014 11:44:00
Заголовок сообщения: Re: Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?
... выяснилось, что в документе указали не нашего сотрудника, а его родственника, т.к. последний забронировал вместо него. Как теперь быть? :([/quote]
Добрый день. Если бронь отеля выписана на чужую фамилию это, конечно, плохо. Но объяснить как то можно, пусть пишет пояснительную к авансовому отчету.
Если есть приказ о командировании, в командировочном проставлены все печати принимающей стороной, авиабилеты (к билету прикладываете посадочные места или отметки о пересечении границы из паспорта) и ВСЁ это оформлено на фамилию вашего сотрудника и главное если ОПЛАТА брони отеля произведена самим сотрудником то можете смело брать на расходы.
Тут надо доказать, что сам сотрудник понес расходы на оплату своего проживания в отеле.
с уважением Галина.
Автор: Sunshine
Добавлено: #5  Пн Июн 09, 2014 11:54:21
Заголовок сообщения: Re: Какие документы требовать у подотчетного лица за проживание заграницей?
Галина К говорит:
Sunshine говорит:
... выяснилось, что в документе указали не нашего сотрудника, а его родственника, т.к. последний забронировал вместо него. Как теперь быть? :(

Добрый день. Если бронь отеля выписана на чужую фамилию это, конечно, плохо. Но объяснить как то можно, пусть пишет пояснительную к авансовому отчету.
Если есть приказ о командировании, в командировочном проставлены все печати принимающей стороной, авиабилеты (к билету прикладываете посадочные места или отметки о пересечении границы из паспорта) и ВСЁ это оформлено на фамилию вашего сотрудника и главное если ОПЛАТА брони отеля произведена самим сотрудником то можете смело брать на расходы.
Тут надо доказать, что сам сотрудник понес расходы на оплату своего проживания в отеле.
с уважением Галина.

спасибо!!! оплата была с карточки сотрудника :Yahoo!:

Галина, значит, мне можно не запрашивать инвойс, да? а то сотрудники гостиницы говорят, что не знают что такое "инвойс" :(
Автор: Галина К
Добавлено: #6  Пн Июн 09, 2014 12:04:11
Заголовок сообщения:
Можете не запрашивать, приложите выписку с карточного счета сотрудника там будет расписано за что он оплатил и кому...
Ведь он мог оплатить и без брони отеля.
Но электронную бронь отеля приложите с объяснительной сотрудника и всеми вышеперечисленными документами. Будут доказаны: факт командирования сотрудника (приказ, командировочное удостоверение) , его перелет (билет с посадочным) и оплата за проживание в отеле .....

  

Служба поддержки WWW.BALANS.KZ