» Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz

Как правильно отчитаться по приобретенным авиабилетам?

  
Показать сообщения:
Начиная со старых .::. Начиная с новых
Автор: Eira
Добавлено: #1  Ср Июл 04, 2012 16:25:22
Заголовок сообщения: Как правильно отчитаться по приобретенным авиабилетам?
У нас офис-менеджер получает деньги на покупку а/б и покупает сама на всех сотрудников, соответственно, все документы приносит она.
Аудиторы сейчас требуют, чтобы мы переделали все авансовые за прошлый год, т.к. а/б должны быть в авансовом отчете того сотрудника, который непосредственно отправляется в командировку.
Мы им показывали положение о денежных средствах, в котором прописано, что отчитывается то лицо, которое фактически и физически получило деньги в подотчет, но аудиторы говорят, это искажает аналитику финотчетности.
У нас, действительно, очень жесткая кассовая дисциплина и никогда сотрудник не распишется в расходнике вместо того, кто на самом деле получил деньги. Тем более, бывают ситуации, когда документы от поставщиков не сразу или штраф удерживается, и это все ведет офис-менеджер. А тупо проводками перебивать 1251 офис-менеджер на 1251 командируемый сотрудник - вызывает сомнения(
И потом переделывать все авансовые командированных (
В принципе, конечно, мы можем это сделать, но понять бы, как правильно должно быть?
Автор: Айнука
Добавлено: #2  Ср Июл 04, 2012 16:41:15
Заголовок сообщения:
Т.е. съездил в командировку один, а отчитался другой - тот кто купил билет? Это неверно.

Eira говорит:
Аудиторы сейчас требуют, чтобы мы переделали все авансовые за прошлый год, т.к. а/б должны быть в авансовом отчете того сотрудника, который непосредственно отправляется в командировку.

Верно требуют. За командировочные расходы, в т.ч. и билеты, должен отчитываться тот, кто непосредственно съездил в командировку.
Автор: Полина(Polina)
Добавлено: #3  Ср Июл 04, 2012 17:17:07
Заголовок сообщения:
Покупайте билеты по безналу
Автор: YelenaS
Добавлено: #4  Ср Июл 04, 2012 17:42:48
Заголовок сообщения:
Выход из ситуации может быть такой, если билет приходовать от офис-менеджера например на счет на сч.1630 "Прочие активы" (или какой-нибудь материальный счет), а потом выдавать в подотчет лицу уехавшему в командировку.
1251-1010 выдача в подотчет офис-менеджеру
1630-1251 сдача билета от офис менеджера
1251-1630 выдача в подотчет билета командированному лицу
7210-1251 отчет за командировку
Автор: naruto.aiman
Добавлено: #5  Ср Июл 04, 2012 22:13:18
Заголовок сообщения:
Введен новый раздел Правил по бух.учету от 14.10.11г. " 4.5. Требования к учету подотчетных сумм (в старых правилах нет) 57. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта. Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств..."
следует, что отчитываться тот, кого командировали.
Айнука говорит:
За командировочные расходы, в т.ч. и билеты, должен отчитываться тот, кто непосредственно съездил в командировку
Согласна.
Автор: Valentinka
Добавлено: #6  Ср Июл 04, 2012 23:04:50
Заголовок сообщения:
Как -то непонятно. Ведь каждый билет покупается на ИМЯ ТОГО человека, который фактически летит или едет, Возникает вопрос, как может отчитаться один человек за всех? Думаю аудиторы правы. Придется авансовые переделать. Ну а если дисциплина такая жесткая, то :
1) либо командированные получают деньги на билет - официально в кассе, подписывают расходник и прочее, и потом "по дружески" просят того единственного человека, сходить за билетами
2) либо придется самим покупать билеты лично.

У нас тоже подобная ситуация, НО на билете всегда есть либо цена, либо чеки фискальные дополнительные на все услуги, поэтому секретарь заказывает, оплачивает и покупает билеты, приносит документы в бухгалтерию, и при выдаче командировочных - командировонному показывают чеки, билет, суммируют - и он подписывает со спокойной душой. Подотчетнику же главное чтоб у него не осталось задолженности.
Автор: Vasilieva
Добавлено: #7  Чт Июл 05, 2012 00:26:56
Заголовок сообщения:
а на мой субъективный взгляд, требования аудиторов беспочвенны. Какая разница, как осуществлялся взаиморасчет с агентством, налом или перечислением? Выдача в подотчет: Дт 1250 офис-менеджер Кт 1010, закрытие подотчета: Дт 3310 Кт 1250 - оплата агентству и/или перевозчику; Дт 7210 Кт 3310 затраты по командировкам. Плюс проконтролировать, чтоб сотрудник сдал ком.удостоверение и посадочный талон. Или ради зачетного НДС усложнить последний шаг: Дт 1250 командированный сотрудник Кт 3310; после сдачи документов, закрыть его подотчет Дт 7210&1420 Кт 1250.
Автор: YelenaS
Добавлено: #8  Чт Июл 05, 2012 13:55:35
Заголовок сообщения:
Valentinka говорит:
при выдаче командировочных - командировонному показывают чеки, билет, суммируют - и он подписывает со спокойной душой.

Мне кажется это вариант выхода в данном случае из ситуации, а не правильное решение.
Eira говорит:
очень жесткая кассовая дисциплина и никогда сотрудник не распишется в расходнике вместо того, кто на самом деле получил деньги.

Если деньги в кассе получает офис-менеджер, платит за билет он же, то каким образом в РКО распишется командированный сотрудник? Если предприятие большое, сотрудники все разные, одному можно объяснить, другому с трудом.
naruto.aiman говорит:
Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника.

Подотчетные суммы выданные из кассы не зависимо от назначения платежа. В данном случае деньги получил офис-менеджер, он и должен отчитываться, что вот да я купил билет. Сотрудник же отчитывается , что я съездил в командировку и использовал этот билет по назначению предоставив посадочный талон. Нет никаго противоречия в этом.
Автор: user
Добавлено: #9  Вт Июл 10, 2012 11:20:50
Заголовок сообщения:
Цитата:

Если деньги в кассе получает офис-менеджер, платит за билет он же, то каким образом в РКО распишется командированный сотрудник? Если предприятие большое, сотрудники все разные, одному можно объяснить, другому с трудом.

Сотрудник получил билет, следовательно стоимость билета необходимо отразить в авансовом отчете.
Автор: YelenaS
Добавлено: #10  Вт Июл 10, 2012 17:53:12
Заголовок сообщения:
user говорит:
Сотрудник получил билет, следовательно стоимость билета необходимо отразить в авансовом отчете.

Так я о том же и говорю
YelenaS говорит:
1251-1630 выдача в подотчет билета командированному лицу
7210-1251 отчет за командировку

Автор: tanya01
Добавлено: #11  Вт Июл 10, 2012 18:05:14
Заголовок сообщения:
user говорит:
Сотрудник получил билет, следовательно стоимость билета необходимо отразить в авансовом отчете.

А как вы отражаете стоимость билета в Авансовом отчете, когда стоимость белета оплачена безналом?
Vasilieva говорит:
а на мой субъективный взгляд, требования аудиторов беспочвенны. Какая разница, как осуществлялся взаиморасчет с агентством, налом или перечислением? Выдача в подотчет: Дт 1250 офис-менеджер Кт 1010, закрытие подотчета: Дт 3310 Кт 1250 - оплата агентству и/или перевозчику; Дт 7210 Кт 3310 затраты по командировкам. Плюс проконтролировать, чтоб сотрудник сдал ком.удостоверение и посадочный талон. Или ради зачетного НДС усложнить последний шаг: Дт 1250 командированный сотрудник Кт 3310; после сдачи документов, закрыть его подотчет Дт 7210&1420 Кт 1250.

на мой взгляд - правильное решение.
Автор: user
Добавлено: #12  Вт Июл 10, 2012 20:32:35
Заголовок сообщения:
tanya01 говорит:
А как вы отражаете стоимость билета в Авансовом отчете, когда стоимость белета оплачена безналом?


В авансовом отчете:
Стоимость билета Астана-Москва 67 629 тг.
Стоимость билета Москва-Астана 74 128 тг.
Автор: Ирина Локтионова
Добавлено: #13  Вт Июл 10, 2012 21:23:51
Заголовок сообщения:
user, вас не об этом спрашивали. Билеты отплатили безналом - какие проводки?

Добавлено спустя 34 минуты 59 секунд:

Думаю, что самый правильный вариант тот, который отражает реальные действия.
naruto.aiman говорит:
Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта. Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника.

Но ведь офис-менеджер, который покупает билеты, тоже сотрудник и так же, как и командированные, должен отчитываться по авансовому отчету.
Поэтому предлагаю объединить эти 2 варианта:
YelenaS говорит:
1251-1010 выдача в подотчет офис-менеджеру
1630-1251 сдача билета от офис менеджера
1251-1630 выдача в подотчет билета командированному лицу
7210-1251 отчет за командировку

и
Vasilieva говорит:
Выдача в подотчет: Дт 1250 офис-менеджер Кт 1010, закрытие подотчета: Дт 3310 Кт 1250 - оплата агентству и/или перевозчику; Дт 7210 Кт 3310 затраты по командировкам. Плюс проконтролировать, чтоб сотрудник сдал ком.удостоверение и посадочный талон. Или ради зачетного НДС усложнить последний шаг: Дт 1250 командированный сотрудник Кт 3310; после сдачи документов, закрыть его подотчет Дт 7210&1420 Кт 1250.

Вариант 3:
1251-1010 выдача денег в подотчет офис-менеджеру (РКО)
3310-1251 авансовый отчет офис-менеджера
1350-3310 оприходованы билеты (приходуем как ТМЗ, т.к. билеты - это бланки строгой отчетности)
1251-1350 выдача в подотчет билета командированному лицу
7210,1420-1251 авансовый отчет командированного сотрудника (НДС относим в зачет после того, как сотрудник вернулся из командировки)
Автор: tanya01
Добавлено: #14  Вт Июл 10, 2012 22:19:13
Заголовок сообщения:
Ну а если вернуться к проблеме, которую озвучилаEira, аименно:
Eira говорит:
Аудиторы сейчас требуют, чтобы мы переделали все авансовые за прошлый год, т.к. а/б должны быть в авансовом отчете того сотрудника, который непосредственно отправляется в командировку.

то я считаю, что к авансовому4 отчету офисменеджера должны быть подшиты чек и корешок приходного ордера, как факт оплаты за услугу (авиаперевозку)
А вот билеты, действительно должны быть подшиты к авансовому отчету сотрудника отправленного в командировку вместе с посадочным талоном, как факт оказания услуги "в полном объеме и соответствующего качества"
Так что, я бы переделала авансовые, но только "физически" на предмет нахождения в них авиабилетов, я так понимаю, что все остальные проводки сделаны верно.
Автор: Ведмедь
Добавлено: #15  Ср Июл 11, 2012 09:34:19
Заголовок сообщения:
Рита говорит:
1350-3310 оприходованы билеты (приходуем как ТМЗ, т.к. билеты - это бланки строгой отчетности)

Не совсем бланки, и не совсем строгой отчетности, мне агенства на e-mail отправляли. Просто показывал паспорт на регистрации и все.
Автор: Ирина Локтионова
Добавлено: #16  Ср Июл 11, 2012 19:16:33
Заголовок сообщения:
Ведмедь говорит:
Просто показывал паспорт на регистрации и все.

Точно! Забыла совсем про электронные билеты, а ведь сама всегда так и летаю - только по паспорту :)

И ведь что интересно: поразмыслив по поводу этого замечания, я пришла совсем к другим выводам, чем то, о чем писала в посте 13!

Чтобы разобраться, куда подшивать электронный билет, давайте обратимся к Налоговому кодексу.
Статья 101 НК говорит:
К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:
1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

То есть на вычеты расходы на проезд можно относить только на основании документа об оплате билета, а сам-то билет и не нужен!
Конечно, если билет не электронный, то сам билет и является документом, подтверждающим оплату, а вот если электронный, то распечатка его не нужна. Достаточно чека, квитанции к ПКО или платежного поручения.

Считаю, что отсюда же вытекает, что вовсе не обязательно отражать билет в авансовом отчете командированного сотрудника.
Аудиторы видимо считают, что авансовый отчет - это документ, в котором должны быть отражены все командировочные расходы сотрудника. Но ведь это не так!
Мы с вами отдично знаем, что авансовый отчет - это документ, подтверждающий расходы сотрудника, получившего наличные из кассы. Это отчет за потраченные деньги.
Если командированный не получал деньги на билеты, то с чего это он будет отчитываться за них?

Например, если оплата безналом, никто же не будет отражать ее в авансовом отчете.
Точно так же, если билет покупал другой сотрудник, то он отчитывается за полученные деньги в своем авансовом отчете. Потому что он отчитывается не за билеты, а за полученную наличность. И прилагает к своему авансовому отчету документ об оплате за билеты либо сам билет, если он неэлектронный.

Проведу такую аналогию: офис-менеджер купил канцтовары и раздал сотрудникам. По логике аудиторов, каждый сотрудник впоследствии должен сдать авансовый отчет по использованным в работе ручкам, бумаге и т.д. Любой начинающий бухгалтер скажет, что это бред. Почему же командированный сотрудник должен отчитываться за билет, который он только использовал, но не платил за него?

Идем дальше.
Статья 256 НК говорит:
2. Суммой налога на добавленную стоимость, относимого в зачет в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи, является сумма налога, которая:
...
7) выделена отдельной строкой в проездном билете, выдаваемом на железнодорожном или воздушном транспорте с указанием идентификационного номера налогоплательщика - перевозчика;
8) выделена отдельной строкой в электронном билете, выдаваемом на воздушном транспорте с указанием идентификационного номера и номера свидетельства о постановке на регистрационный учет по налогу на добавленную стоимость налогоплательщика - перевозчика, при одновременном выполнении следующих условий:
наличие посадочного талона;
наличие документа, подтверждающего факт оплаты стоимости электронного билета;

Получается, если для отнесения на вычеты нужен только документ, подтверждающий факт оплаты, то для отнесения в зачет НДС нужен сам билет (если он неэлектронный) или в случае электронного билета целых 3 документа:
1) распечатка электронного билета;
2) посадочный талон;
3) документ об оплате.

Поэтому выводы следуют такие:
1) если приобретались электронные билеты, то место всем перечисленным документам не в авансовом отчете командированного сотрудника и даже не в авансовом отчете офис-менеджера, который покупал билеты, а в папке со счетами-фактурами - документами, подтверждающими правомочность отнесения НДС в зачет.
2) Если приобретался неэлектронный билет, то я бы его подшила к авансовому офис-менеджера, а копию - к счетам-фактурам.

Тогда и проводки, чтобы они отражали реальные процессы, должны быть такими:
1251-1010 выдача денег в подотчет офис-менеджеру (РКО)
3310-1251 авансовый отчет офис-менеджера
7210, 1420 -3310 стоимость билетов отнесена на расходы , а НДС в зачет.

В общем, считаю, что аудиторы неправы.
Eira говорит:
аудиторы говорят, это искажает аналитику финотчетности

Интересно, какая это аналитика искажается? Сколько какой сотрудник израсходовал командировочных? Если такие данные нужны руководству, думаю, бухгалтеры найдут способ такие данные предоставить.
Автор: Eira
Добавлено: #17  Чт Июл 19, 2012 10:05:48
Заголовок сообщения:
Рита,
Спасибо большое. Я с Вами полностью согласна.
Аудиторов не переубедили, но мы решили оставить без изменений так, как ведется у нас, т.е. документы по покупке а/б подшиты к авансовым сотрудника, который физически и фактически брал деньги в подотчет.
В авансовый отчет сотрудника, отправленного в командировку, подшиваются копии а/б плюс посадочные плюс отметки из паспорт или командировочные - для подтверждения расчета суточных.
И, как Вы верно отметили, для НДС - оригиналы в папке Поставщики.
Автор: adilj
Добавлено: #18  Ср Дек 19, 2012 13:45:04
Заголовок сообщения:
Здравствуйте. Очень нужна помощь. У меня такая ситуация, директор должен был лететь в командировку в Индию с 16 декабря по 19 декабря,
1) приобрели билет на сумму 136 944 тенге
2) турагенство сделало нам визу на сумму 19 200 тенге, выставила нам АВР и счет фактуру от 10 декабря
В итоге шеф не полетел а перенес поездку на январь 2013 года, мы естественно вернули билет обратно, но с нас удержали 17 000 тенге за отказ от полета и вернули деньги 119 944 тенге
Подскажите как теперь быть как все это провести, запуталась с проводками? И визу теперь на какие расходы отнести. Спасибо.
Автор: esiphi
Добавлено: #19  Ср Дек 19, 2012 14:23:20
Заголовок сообщения:
adilj говорит:
итоге шеф не полетел а перенес поездку на январь 2013 года, мы естественно вернули билет обратно, но с нас удержали 17 000 тенге за отказ от полета и вернули деньги 119 944 тенге

Предлагаю:
1.Дт 3310-Кт 1030-136 944.
2.ДТ 7210-Кт 3310- 17 000.
3.Дт 1030-Кт 3310-119 944.
4.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.
5.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.
С ув.

Добавлено спустя 1 минуту 33 секунды:

esiphi говорит:
5.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.

Правильно Дт 7210-Кт 3310.
С ув.
Автор: adilj
Добавлено: #20  Ср Дек 19, 2012 17:55:18
Заголовок сообщения:
esiphi говорит:
adilj говорит:
итоге шеф не полетел а перенес поездку на январь 2013 года, мы естественно вернули билет обратно, но с нас удержали 17 000 тенге за отказ от полета и вернули деньги 119 944 тенге

Предлагаю:
1.Дт 3310-Кт 1030-136 944.
2.ДТ 7210-Кт 3310- 17 000.
3.Дт 1030-Кт 3310-119 944.
4.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.
5.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.
С ув.

Добавлено спустя 1 минуту 33 секунды:

esiphi говорит:
5.Дт 3310-Кт 1030- 19 200.

Правильно Дт 7210-Кт 3310.
С ув.

спасибо большое что откликнулись.
Мы оплачивали налом, тогда в проводках вместо счета 1030 указать счет 1251? И еще виза сделана на самого директора это будет его доход? или же провести как командировочные, но он визой еще не воспользовался?
Автор: Янка
Добавлено: #21  Ср Дек 19, 2012 23:47:39
Заголовок сообщения:
adilj говорит:
Мы оплачивали налом

Если нал, то чек, на сумму 136944 за билеты, Вы вернули в агентство, когда делали возврат билета и получали деньги в агентстве? если так, то теперь на штраф, вам должны дать чек на 17000 и документ, подтверждающий начисление штрафа.

adilj говорит:
турагенство сделало нам визу на сумму 19 200 тенге, выставила нам АВР и счет фактуру от 10 декабря

АВР и сф оформлен на реквизиты вашего ТОО? Значит относите нарасходы периода.
Д 1251 К1010 -19200
Д 3310 К1251-19200
Д 7210 К 3310 -19200

  

Служба поддержки WWW.BALANS.KZ